定期届出の期限と書き方｜提出前に確認したいポイント

特定技能の定期届出は、2025年4月から四半期ごとの届出が見直され、年1回の届出にまとめられました。提出の回数は減りましたが、1年分をまとめて報告することになったため、「直前になって記録が足りないことに気づいた」ということが起きやすくなっています。

この記事では、年1回の定期届出の期限と提出の流れ、登録支援機関に委託している場合の扱い、提出前に確認したいポイントを解説します。あわせて、1年分の届出を慌てずに作るための日頃の記録のコツも紹介します。

結論：4月〜翌3月の1年分を、5月31日までに提出する

項目	内容
頻度	年1回
対象期間	4月1日から翌年3月31日まで
提出期限	翌年5月31日まで（土日祝日の場合は翌開庁日）
提出する人	特定技能所属機関（受入れ企業）
提出方法	出入国在留管理庁電子届出システムでのオンライン提出など

四半期ごとの届出は2025年4月15日提出分が最後となり、2025年4月1日から2026年3月31日までを対象とする最初の年1回の届出は、2026年4月から5月にかけて提出されました。次は2026年4月1日から2027年3月31日までの分を、2027年5月31日までに提出します。

誰が何を出すのか

受入れ企業が提出する

定期届出を提出するのは、特定技能外国人を雇用している受入れ企業です。報告の内容は、主に次のようなものです。

• 受入れ・活動の状況：在籍している人数、新たに受け入れた人数、離職した人数など
• 報酬の支払い状況：特定技能外国人の報酬と、比較対象となる日本人従業員の報酬など
• 社会保険・労働保険・税の状況：各種保険の加入や納付の状況など
• 支援の実施状況：事前ガイダンス、住居確保、生活オリエンテーション、定期面談など、支援計画に沿って行った支援の内容

添付書類の種類や様式は、出入国在留管理庁が公表する作成要領と提出書類一覧表で毎年確認してください。

登録支援機関に委託している場合

支援の全部を登録支援機関に委託している場合でも、届出を提出するのは受入れ企業です。登録支援機関は、支援の実施状況に関する書類を作成して受入れ企業に渡し、受入れ企業がそれを取りまとめて一緒に提出します。

「支援は委託しているから届出も任せている」と受入れ企業が思い込んでいると、提出漏れにつながります。登録支援機関から受入れ企業へ、書類を渡す時期と提出期限を早めに伝えておきましょう。受入れ企業から支援の状況が提出されない場合、登録支援機関の登録に影響することもあります。

提出の流れ

1. 4月上旬：準備を始める。最新の作成要領と提出書類一覧表を確認し、必要な書類を洗い出します。
2. 4月中：書類を集める。報酬や保険の書類は受入れ企業、支援の実施状況は登録支援機関が用意します。
3. 5月中旬まで：内容を確認する。人数や金額、日付が書類どうしで食い違っていないかを確認します。
4. 5月31日まで：提出する。電子届出システムを使う場合は、事前にアカウントの準備が必要です。

5月は申請や届出が集中しやすい時期です。期限ぎりぎりではなく、5月の中旬までに提出できるよう逆算して動きましょう。

提出前に確認したいポイント

• ☐ 対象期間（4月1日〜3月31日）の人数が、入社日・退職日と合っているか
• ☐ 期間中に退職した人について、雇用契約終了の随時届出を出しているか
• ☐ 報酬の額が、雇用契約書や賃金台帳の内容と一致しているか
• ☐ 支援計画に書いた支援を、計画どおりに実施した記録があるか
• ☐ 定期面談を3か月に1回行い、その記録が残っているか
• ☐ 住まいについて、支援計画の内容（方式、広さ、本人負担額）と実際の状況が合っているか
• ☐ 期間中に転居や住まいの変更があった人について、内容を把握しているか

定期届出とは別に、退職や支援計画の変更などがあったときは、その都度14日以内に随時届出が必要です。定期届出の時期にまとめて出せばよいわけではない点に注意しましょう。

1年分を慌てずに作るための日頃の記録

年1回になったことで、1年分の記録をさかのぼって集める手間が増えました。届出の時期に慌てないためには、日頃から次のような記録を残しておくことが大切です。

定期面談の記録

定期面談は3か月に1回行います。2025年4月からは、一定の条件のもとでビデオ通話によるオンラインの面談も認められています。面談では、仕事のことだけでなく、住まいや生活で困っていることも聞き取り、その内容と対応を記録に残しておきましょう。

面談の進め方とチェック項目は、定期面談の進め方とチェック項目｜住まい・生活の困りごとの聞き方で詳しく解説しています。

住まいに関する記録

住まいについては、次のような記録をまとめておくと、届出のときに状況を説明しやすくなります。

• 入居している住まいの所在地、方式（借上げ社宅・本人契約・自社所有）、入居人数と広さ
• 本人負担の家賃と、その決め方
• 住まいのトラブルや設備の故障があったときの対応
• 転居があった場合の時期と理由、手続きの状況

住まいの方式ごとに支援計画に書く内容は支援計画の「住居確保」欄の書き方｜3つの方式ごとの記載例、トラブル対応の流れは外国籍スタッフの住まいのトラブル対応｜騒音・ゴミ・退去時の原状回復、転居のときの対応は外国籍スタッフから「引っ越したい」と言われたら｜支援担当者がやることで解説しています。

まとめ

• 定期届出は年1回。4月1日から翌年3月31日までの分を、翌年5月31日までに提出する
• 提出するのは受入れ企業。支援を登録支援機関に委託していても、受入れ企業が取りまとめて提出する
• 報酬、保険、支援の実施状況などを報告する。添付書類は毎年の作成要領で確認する
• 退職や支援計画の変更などは、定期届出とは別に14日以内の随時届出が必要
• 定期面談や住まいの記録を日頃から残し、受入れ企業と保管場所を共有しておく

この記事は2026年10月時点の公表情報をもとにしています。様式や添付書類は変わることがあるため、提出の前に出入国在留管理庁の最新の作成要領と提出書類一覧表をご確認ください。