外国籍スタッフの支援では、届出や税の手続き、季節ごとの住まいの注意点が、1年を通して次々とやってきます。担当者が替わったときや、受入れの人数が増えたときに、「いつ何をするか」が分かっていないと、手続きの漏れや住まいのトラブルにつながります。
この記事では、外国籍スタッフの支援に関わる届出・手続きと、住まいに関わる季節の注意点を、月ごとにまとめます。社内の年間の予定表づくりにお使いください。
結論：届出・税の「決まった時期」と、住まいの「季節の注意点」を1枚の予定表にする
定期届出、住民税、年末調整のように毎年決まった時期に来る手続きと、夏の暑さや冬の結露、引っ越しの繁忙期のように季節ごとに来る住まいの注意点を、1枚の年間の予定表にまとめておくと、担当者が替わっても漏れを防げます。
在留期間の満了日や社宅の契約の更新日のように、人や物件ごとに違う期限は、別の一覧で管理し、月ごとの予定表と合わせて確認しましょう。
月ごとの主な予定
| 時期 | 届出・手続き | 住まいの注意点 |
|---|---|---|
| 1月 | 前の年の給与の支払いの報告（市区町村へ）。住民税は1月1日の住所で決まる | 寒さと結露。暖房の使い方と換気を伝える。雪の多い地域は通勤の手段を確認 |
| 2〜3月 | 4月入社の人の在留資格の変更の手続きを進める | 引っ越しの繁忙期。物件が動き、引っ越しの費用も高くなりやすい。4月入社の住まいは早めに確保 |
| 4月 | 特定技能の定期届出の対象期間が始まる（前の年度の分は5月31日までに提出）。新しく入社した人の受入れ | 新しい入居者の生活のルールの説明。ゴミの出し方の確認 |
| 5月 | 特定技能の定期届出の提出期限（5月31日） | 大型連休の前に、緊急の連絡先を確認 |
| 6月 | 住民税の給料からの差し引きの額が変わる。2年目の人は住民税が始まり、手取りが減る | 梅雨のカビと湿気。換気を伝える |
| 7〜9月 | 夏の賞与の時期など、手取りの変化を本人に説明 | 熱中症の対策。エアコンの使い方と電気代。台風への備え |
| 10月 | 秋に入国する人の受入れ | 台風の時期の続き。冬の前に暖房器具を確認 |
| 11〜12月 | 年末調整の書類の準備と提出。海外の家族を扶養に入れる人の書類の確認 | 年末年始の一時帰国の予定と、留守の間の住まいの管理を確認。暖房の火の扱い |
定期届出は定期届出の期限と書き方｜提出前に確認したいポイント、住民税は外国籍スタッフの住民税｜2年目の手取りと帰国時の納税、年末調整は外国籍スタッフの年末調整｜海外の家族を扶養に入れるときの書類、季節の暮らしの注意点は外国籍スタッフの夏と冬の暮らし｜熱中症・暖房・結露で解説しています。
人や物件ごとに違う期限は、別の一覧で管理する
在留期間の満了日、在留カードの有効期限、社宅の契約の更新日、解約の予告の期限などは、人や物件ごとに違います。月ごとの予定表とは別に一覧をつくり、毎月の初めに「今月と来月に期限が来るもの」を確認する習慣をつけましょう。社宅の更新の考え方は社宅の更新手続き｜2年ごとの更新料と在留期限の確認で解説しています。
季節ごとに伝えたい住まいの注意点
- 春（引っ越しの繁忙期）：物件が早く決まり、引っ越しの業者も予約が取りにくくなります。4月入社の人の住まいは、年明けから準備を始めましょう。新卒の留学生の住まいは留学生を新卒で採用するときの住まい｜在留資格の変更と4月入社までの準備も参照。
- 梅雨〜夏：湿気によるカビ、熱中症、エアコンを使ったときの電気代の心配。エアコンを我慢しないよう伝えます。
- 台風の時期：窓やベランダの物の片付け、停電や断水への備え、避難場所の確認。災害への備え｜住まいの防災と安否確認の準備も参照。
- 冬：結露、暖房器具の火の扱い、雪の多い地域の通勤と除雪。
- 年末年始：一時帰国する人の留守の間の住まいの管理。一時帰国するときの手続き｜再入国の手続きと留守中の住まいの管理も参照。
6月の住民税で、手取りが減ったことへの不安に備える
入国して2年目の6月から住民税の差し引きが始まると、手取りが急に減って驚く人がいます。寮費などの支払いが苦しくなることもあるため、5月ごろに前もって説明しておきましょう。手取りの変化を事前に伝えておくことで、家賃の滞納や不満を防げます。
年間の予定表のつくり方
- 毎年決まった手続きを書き出す。定期届出、住民税、年末調整などを月ごとに書きます。
- 季節の住まいの注意点を書き足す。本人に伝える時期（その季節が来る前の月）に書きます。
- 受入れの予定を書き足す。入国や入社の予定と、住まいの準備を始める時期を書きます。
- 担当者を決める。それぞれの予定に、受入れ企業・登録支援機関・派遣会社のどこが担当するかを書きます。
- 毎月の初めに確認する。予定表と、人や物件ごとの期限の一覧を合わせて確認します。
季節の注意は「来る前の月」に伝える
熱中症の注意は夏が来る前の6月に、暖房の火の扱いは冬が来る前の10〜11月に、というように、季節の注意点はその季節が来る前に伝えると効果的です。定期面談や見回りの機会に合わせて伝えましょう。
年間スケジュールのチェックリスト
- ☐ 定期届出、住民税、年末調整の時期を、年間の予定表に書いた
- ☐ 季節の住まいの注意点を、伝える時期に合わせて書いた
- ☐ 入国・入社の予定と、住まいの準備を始める時期を書いた
- ☐ それぞれの予定の担当者を決めた
- ☐ 在留期限や社宅の更新日など、人や物件ごとの期限を別の一覧で管理している
- ☐ 毎月の初めに、予定表と期限の一覧を確認している
まとめ
- 届出・税の決まった時期と、住まいの季節の注意点を、1枚の年間の予定表にまとめる
- 人や物件ごとに違う期限は、別の一覧で管理し、毎月確認する
- 春は引っ越しの繁忙期。4月入社の住まいは年明けから準備する
- 6月の住民税の開始で手取りが減ることを、前もって説明しておく
- 季節の注意点は、その季節が来る前の月に伝える
手続きの時期は、制度の変更や会社の決まりによって変わることがあります。最新の情報をもとに、自社の予定表を見直してください。