外国籍スタッフの受入れが増えると、社宅の数も増えていきます。物件ごとに契約や家賃の支払い、2年ごとの更新、入居者の入れ替え、設備の故障の連絡、退去の立ち会いと、管理の仕事は数に比例して増え、担当者一人では抱えきれなくなることがあります。
こうしたときに、社宅の管理の一部または全部を外部に任せるという方法があります。この記事では、社宅の管理を外部に任せる場合と自社で管理する場合の比べ方、任せられる業務、委託先を選ぶときの確認点を解説します。
結論：社宅の数と担当者の手間で判断し、任せても「社宅台帳」は自社で持つ
社宅の管理を外部に任せるかは、社宅の数、担当者がかけられる時間、物件がある地域の広さで判断します。数が少なく近くにまとまっていれば自社で、数が多く地域が広がっていれば外部に任せる方が、手間と漏れを減らせることがあります。
どちらの場合も、物件と入居者の情報をまとめた社宅台帳は自社で持ち、いつでも確認できるようにしておきましょう。外部に任せても、外国籍スタッフの支援の責任は会社に残ります。
自社で管理するか、外部に任せるか
| 形 | よい点 | 注意したい点 | 向いている場合 |
|---|---|---|---|
| 自社で管理する | 費用がかからない。入居者の様子を直接把握できる | 担当者の手間が大きい。担当者が替わると管理が途切れやすい | 社宅の数が少なく、近くにまとまっている |
| 一部を任せる | 手間のかかる業務だけを任せられる | どこまでを任せたか、役割の線引きをはっきりさせる | 物件探しや契約、退去の立ち会いなど、特定の業務が負担になっている |
| 全部を任せる | 担当者の手間が大きく減る。全国の物件をまとめて管理できる | 委託の費用がかかる。入居者の様子が見えにくくなることがある | 社宅の数が多い、地域が広い、受入れの人数の変動が大きい |
外部に任せられる主な業務
| 業務 | 内容 |
|---|---|
| 物件探しと契約 | 条件に合う物件を探し、申込みと契約の手続きを進める |
| 家賃の支払い | 複数の大家や管理会社への家賃の支払いをまとめる |
| 更新と解約 | 更新の時期を管理し、更新や解約の手続きを行う |
| 入居と退去 | 鍵の受け渡し、ライフラインの手配、退去の立ち会いと精算 |
| 入居中の窓口 | 設備の故障や近所からの苦情などの連絡を受け、管理会社とやり取りする |
不動産会社に住まいの手配を任せるときの確認点は住まいの手配を不動産会社に任せるとき｜登録支援機関・派遣会社が確認したいこと、関係者の役割分担の決め方は住まいの担当と役割分担を決める｜受入れ企業・支援機関・不動産会社の情報共有で解説しています。
任せても、支援の責任は会社に残る
特定技能の住居の確保の支援などでは、物件の手配を外部に任せても、住まいの基準を満たしているか、本人負担の額が適正か、本人が内容を理解しているかを確認する責任は、支援を行う会社に残ります。委託先から受け取った契約書の写しや写真などを、支援の記録として保管しておきましょう。支援の委託の考え方は特定技能の支援の「全部委託」と「一部委託」｜住居の確保の支援を外部に任せるときの考え方、入管の調査に備える記録は入管の実地調査に備える｜住まいの支援で確認されやすい書類と記録をご覧ください。
委託先を選ぶときの確認点
- 外国籍の入居者の実績があるか。外国籍の方が入居できる物件を探せるか、入居審査の対策に慣れているかを確認します。
- 必要な地域に対応しているか。受入れ先が全国に広がる場合は、全国の物件を手配できるかを確認します。
- 入居中の連絡に対応できるか。夜や休日の設備の故障など、急な連絡を受けられる体制かを確認します。
- 報告の形が分かりやすいか。物件ごとの契約内容や費用、更新の時期を、一覧で報告してもらえるかを確認します。
- 費用の内訳がはっきりしているか。委託の費用が月ごとか、物件ごとか、手続きごとかを確認します。
社宅台帳にまとめたい項目
自社で管理する場合も外部に任せる場合も、物件ごとに、所在地と部屋番号、契約の名義と期間、家賃・共益費・駐車場代、更新の時期と更新料、解約予告の期間、入居者の名前と入居日、本人負担の額、入居時の写真の保管場所、管理会社の連絡先を、一つの台帳にまとめておきましょう。更新の時期の管理は社宅の更新手続き｜2年ごとの更新料と在留期限の確認で解説しています。
受入れが急に増える前に、管理の仕組みを整える
社宅の管理の仕組みは、受入れの人数が急に増えてから整えようとすると、物件探しと同時に進めることになり、担当者の負担が一気に増えます。数が増えてきた段階で、台帳と役割分担を整え、外部に任せるかどうかを考えておきましょう。受入れ人数が急に増えるときの住まいの確保は受入れ人数が急に増えるとき｜短い期間で複数の住まいを確保する方法、設備の故障の連絡の流れは寮・社宅の設備が壊れたとき｜水漏れ・エアコン・トイレの詰まりの連絡の流れと費用の負担、退去の立ち会いは社宅の退去の立ち会い｜原状回復の費用で揉めないための確認もご覧ください。
社宅の管理の見直しチェックリスト
- ☐ 社宅の数、地域の広さ、担当者がかけられる時間を整理した
- ☐ 自社で管理するか、一部・全部を外部に任せるかを決めた
- ☐ 外部に任せる業務と、自社で行う業務の線引きを書面にした
- ☐ 委託先の外国籍の入居者の実績と、対応地域を確認した
- ☐ 夜や休日の連絡の体制を確認した
- ☐ 委託の費用の内訳を確認した
- ☐ 物件と入居者の情報を、社宅台帳にまとめた
- ☐ 委託先から受け取った書類を、支援の記録として保管している
まとめ
- 社宅が増えると、契約・支払い・更新・入退去の管理が担当者の大きな負担になる
- 社宅の数、地域の広さ、担当者の時間で、自社で管理するか外部に任せるかを判断する
- 外部に任せても、外国籍スタッフの支援の責任は会社に残る
- 委託先は、外国籍の入居者の実績、対応地域、急な連絡への対応、報告の形、費用で選ぶ
- どちらの場合も、社宅台帳は自社で持ち、いつでも確認できるようにする
委託できる業務や費用は、委託先によって異なります。具体的な内容は、委託先との契約で確認してください。