入居時の部屋の写真記録とチェックシートの作り方

退去のときに、「この壁の傷は前からあった」「この汚れは入居者がつけた」と、原状回復の費用をめぐってもめることがあります。入れ替わりの多い外国籍スタッフの社宅では、誰がいつつけた傷なのかが分からなくなりやすく、結局は会社がすべて負担することにもなりかねません。

この記事では、こうしたトラブルを防ぐための、入居時の部屋の写真記録とチェックシートの作り方を解説します。

結論：荷物を入れる前に、日付の分かる写真とチェックシートで残す

入居時の記録は、荷物や家具を運び込む前に行うのが基本です。部屋ごとに日付の分かる写真を撮り、傷や汚れ、設備の不具合をチェックシートに書き込みます。

記録は、管理会社と本人にも共有しておきます。入居時の状態を三者で確認しておけば、退去時に「前からあった傷」かどうかでもめることがなくなります。

入居時の記録が大切な理由

• 原状回復の費用の負担を正しく分けられる。入居前からあった傷や汚れの修理費を、借主が負担せずに済みます。
• 入れ替わりがあっても責任をはっきりさせられる。同じ部屋に複数のスタッフが順に住む社宅では、前の入居者の傷と区別できます。
• 設備の不具合を早く直せる。入居時に見つけた不具合は、貸主の負担で修理してもらえることが多く、早めに伝えるほど話がスムーズです。

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」でも、入居時と退去時に部屋の状態を確認し、記録しておくことの大切さが示されています。原状回復の費用負担の考え方は外国籍スタッフの住まいのトラブル対応｜騒音・ゴミ・退去時の原状回復で解説しています。

写真の撮り方

• 部屋全体と、傷のアップの両方を撮る。全体の写真で場所が分かるようにし、傷や汚れは近づいて撮ります。
• 大きさが分かるようにする。小さな傷は、定規やペンなどを横に置いて撮ると大きさが伝わります。
• 日付を残す。撮影日が記録されるスマートフォンで撮り、写真のデータは消さずに保管します。
• 同じ順番で撮る。玄関から奥へ、部屋ごとに同じ順番で撮ると、退去時に見比べやすくなります。
• 設備は動かしている様子も撮る。エアコンや給湯器、換気扇などは、動くことを確認した様子を動画で残すと確実です。

撮影・確認する場所

場所	確認すること
玄関	ドアの傷、鍵の動き、靴箱、床
居室	壁や天井の傷・汚れ・穴、床の傷やへこみ、窓・網戸・カーテンレール、照明
キッチン	コンロ、換気扇、シンク、収納の扉、壁の油汚れ
浴室	カビ、鏡、排水口、給湯器のリモコン、換気扇
トイレ・洗面所	便器や洗面台のひび、水漏れ、洗濯機置き場
ベランダ	手すり、排水口、物干し金具
設備	エアコン、給湯器、インターホン、火災警報器が動くか
会社の備品	家具・家電の傷や動作

チェックシートのひな形

チェックシートは、次のような表の形にしておくと、入居時と退去時で同じ用紙を使って見比べられます。

場所	項目	入居時の状態	写真番号	退去時の状態	備考
居室	壁（北側）	画びょうの穴2か所	05・06
居室	床	傷なし	07
キッチン	換気扇	動作に問題なし	12（動画）
浴室	天井	黒いカビあり	15		管理会社に連絡済み

シートの最後には、確認した日、確認した人（支援担当者と本人）の名前を書く欄を設けます。会社が貸している家具・家電も、同じシートに一覧として載せておくと、退去時の回収や破損の確認に使えます。備品の考え方は家具・家電はどこまで用意する？最低限そろえたい生活用品リストで解説しています。

記録の共有と保管

• 管理会社に送る。入居から数日以内に、写真とチェックシートを管理会社に送り、受け取ったことを確認しておきます。不具合があれば、あわせて修理を依頼します。
• 本人に写しを渡す。本人が自分の部屋の状態を見返せるようにしておきます。
• 社内で保管する。退去の立ち会いのときにすぐ出せるよう、部屋ごとにまとめて保管します。

ルームシェアや入れ替わりのある社宅では

複数名で住む部屋では、共用部分と、一人ひとりの個室を分けて記録します。入居者が入れ替わるときは、前の人の退去時の記録が、次の人の入居時の記録になります。入れ替わりのたびに記録を更新し、誰が住んでいた期間の傷かを区別できるようにしておきましょう。

本人負担となる原状回復の範囲は、社宅規程で決めておきます。規程の作り方は外国籍スタッフの社宅規程の作り方｜家賃負担・退去・備品のルール、退去の段取りは退職・帰国が決まったら｜届出と住まいの退去の段取りで解説しています。

入居時の確認は、電気・ガス・水道が使えるかの確認とあわせて行うと効率的です。ライフラインの手続きは電気・ガス・水道の開始手続き｜入居前に済ませておくことをご覧ください。

まとめ

• 入居時の記録は、荷物を運び込む前に、日付の分かる写真とチェックシートで残す
• 部屋全体と傷のアップの両方を撮り、設備は動く様子を動画で残す
• チェックシートは入居時と退去時で同じ用紙を使い、見比べられるようにする
• 本人と一緒に確認し、管理会社にも数日以内に共有する
• ルームシェアや入れ替わりのある社宅では、共用部分と個室を分け、入れ替わりのたびに記録を更新する

原状回復の考え方は、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」で詳しく確認できます。契約書の特約もあわせてご確認ください。