在留期間の更新や在留資格の変更などの申請は、地方出入国在留管理官署の窓口に行かなくても、「在留申請オンラインシステム」で行うことができます。平日に仕事を休んで窓口に行かなくて済むため、外国籍スタッフにとっても、受入れ企業や登録支援機関にとっても便利な方法です。
一方で、オンラインで申請した場合は、新しい在留カードを郵送で受け取ることもあり、住所や郵便受けの管理がこれまで以上に大切になります。この記事では、在留申請オンラインシステムを誰が使えるかと、住まいの面で気をつけたいことを解説します。
結論：オンライン申請は便利。だからこそ、住所と郵便の受け取りを確実にしておく
在留申請オンラインシステムは、外国人本人のほか、所属機関の職員や登録支援機関の職員なども、条件を満たせば使えます。窓口に行く手間が減る一方で、結果の連絡や在留カードの受け取りが、住所や登録した連絡先を通じて行われることになります。
申請の前に、住所の届出が済んでいるか、郵便受けに本人の名前が出ているかを確認し、審査中に引っ越す予定がないかも本人と話しておきましょう。
在留申請オンラインシステムを使える人
| 使える人 | 主な条件 |
|---|---|
| 外国人本人 | 中長期在留者であること。15歳未満の人は使えない |
| 所属機関の職員 | 申請等の取次の承認を受けているか、その要件を満たしていること |
| 登録支援機関・公益法人の職員 | 地方出入国在留管理官署で承認を受けているか届出をしていて、所属機関から依頼を受けていること |
| 弁護士・行政書士 | 申請の取次ができる人 |
| 法定代理人・親族 | 親族は、原則として本人が16歳未満の場合や、病気などで自分で申請できない場合に限られる |
どの手続きをオンラインで申請できるかは、使う人や在留資格によって違います。最新の対象の範囲は、出入国在留管理庁の案内で確認しましょう。在留期間の更新の流れは特定技能1号の在留期間更新｜必要書類と早めに準備したいことで解説しています。
手数料の納め方も確認を
在留の手続きの手数料は、2026年10月から改定されています。オンラインで申請する場合の手数料の額や納め方も、出入国在留管理庁の案内で確認してから申請しましょう。入管への届出（所属機関の変更など）をオンラインで出す方法は入管への届出をオンラインで出す｜電子届出システムの使い方と注意点で解説しています。
住まいの面で気をつけたいこと
| 項目 | 気をつけること |
|---|---|
| 住所の届出 | 引っ越したあとの住所の届出が済んでいるか。在留カードの裏面の住所が今の住まいと同じか |
| 郵便受けの名前 | 郵送で在留カードなどを受け取る場合、郵便受けに名前がないと届かないことがある |
| 不在のときの受け取り | 不在票が入っていたら、早めに再配達を頼む。保管の期間を過ぎると戻ってしまう |
| 審査中の引っ越し | 審査の途中で引っ越す場合は、住所の届出をし、入管への連絡の方法を確認する |
| 連絡先 | 申請のときに登録したメールアドレスや電話番号を、本人が確認できる状態にしておく |
郵便受けの管理は役所や会社からの郵便物を見落とさない｜外国籍スタッフの郵便受けと手紙の確認、住所の届出の期限は住居地の届出が遅れるとどうなる？｜14日の期限と、90日で在留資格の取消しの対象になるケース、在留カードの裏面の見方は在留カードの見方｜就労制限・在留期限・住所欄で確認することで解説しています。
審査中の引っ越しは、できれば避ける
在留の申請の審査中に引っ越すと、住所の届出や入管への連絡が必要になり、在留カードなどの受け取りでも混乱が起きやすくなります。社宅の入れ替えや住み替えの予定がある場合は、申請の時期とずらせないか、本人と受入れ企業で相談しましょう。審査中にできること・できないことは在留資格の変更・更新の審査中にできること・できないこと、引っ越しの相談を受けたときの流れは外国籍スタッフから「引っ越したい」と言われたら｜支援担当者がやることをご覧ください。
所属機関・登録支援機関の職員が申請するとき
- 本人の住所を最新にしておく。申請の前に、在留カードの裏面で住所を確認します。
- 結果の連絡を本人に伝える。結果の連絡を職員が受けた場合は、すぐに本人に伝えます。
- 受け取りの方法を本人と決める。在留カードを郵送で受け取るか、窓口で受け取るかなど、案内に沿って本人と決めておきます。
- 新しい在留カードを確認する。受け取ったら、在留期間と住所の記載を確認し、写しを保管します。
マイナンバーカードの手続きも忘れずに
在留期間を更新したあとは、マイナンバーカードの有効期限の手続きも市区町村で必要です。オンラインで在留の申請を済ませても、マイナンバーカードの手続きは別に行う必要があります。外国籍スタッフのマイナンバー｜住所の届出から番号の通知・カードの有効期限までもご覧ください。
オンライン申請の前のチェックリスト
- ☐ 申請する人が、オンラインシステムを使える条件を満たしている
- ☐ 申請したい手続きが、オンラインの対象になっている
- ☐ 手数料の額と納め方を確認した
- ☐ 在留カードの裏面の住所が、今の住まいと同じ
- ☐ 郵便受けに本人の名前が出ている
- ☐ 審査中に引っ越す予定がないかを本人と確認した
- ☐ 結果の連絡と在留カードの受け取りの方法を本人と決めた
まとめ
- 在留申請オンラインシステムは、本人のほか、条件を満たす所属機関や登録支援機関の職員なども使える
- オンラインで申請すると、結果の連絡や在留カードの受け取りが住所や登録した連絡先を通じて行われる
- 申請の前に、住所の届出、郵便受けの名前、連絡先を確認する
- 審査中の引っ越しはできれば避け、必要な場合は届出と入管への連絡の方法を確認する
- 在留期間を更新したら、マイナンバーカードの手続きも別に行う
オンライン申請の対象や手続きの方法は、変わることがあります。最新の情報は、出入国在留管理庁の案内でご確認ください。