登録支援機関を変更するとき｜手続きと住まいの引き継ぎ

対応の質や費用、言語の対応などを理由に、特定技能外国人の支援を委託している登録支援機関を変更したいと考える受入れ企業は少なくありません。変更そのものはできますが、届出の手続きに加えて、これまでの支援の記録や、本人の住まいに関わる連絡先などを確実に引き継ぐ必要があります。

この記事では、登録支援機関を変更するときに必要な届出と、支援の空白をつくらない切り替え方、住まいまわりで引き継ぎたいことを解説します。

結論：届出は受入れ企業が14日以内。切り替え日をそろえて支援を途切れさせない

登録支援機関を変更するときは、前の機関との委託契約の終了、新しい機関との委託契約の締結、支援計画の変更について、受入れ企業が原則14日以内に出入国在留管理庁へ届け出ます。

前の契約の終了日と新しい契約の開始日をそろえて、支援が途切れる期間をつくらないことが大切です。あわせて、支援の記録と、住まいの緊急連絡先などの引き継ぎを、前の機関・新しい機関・受入れ企業の三者で確認しましょう。

変更のときに必要な届出

届出	内容	期限
支援委託契約の終了	前の登録支援機関との契約が終わったこと	原則14日以内
支援委託契約の締結	新しい登録支援機関と契約を結んだこと	原則14日以内
支援計画の変更	支援を行う機関や担当者が変わったこと	原則14日以内

届出を出すのは、登録支援機関ではなく受入れ企業です。新しい機関が書類の作成を手伝ってくれることも多いですが、提出の責任は受入れ企業にあります。随時届出の考え方は随時届出が必要になるのはどんなとき？ケース別の期限と届出先で解説しています。

支援の空白をつくらない切り替え方

• 切り替え日をそろえる。前の契約の終了日の翌日に、新しい契約が始まるようにします。
• 定期面談の時期を確認する。3か月に1回の定期面談が、切り替えの時期に抜けないよう、次の面談をどちらが行うかを決めておきます。
• 本人に早めに伝える。相談の窓口と連絡先が変わることを、本人が理解できる言語で伝えます。新しい担当者を紹介する場をつくると、本人も安心して相談できます。
• 相談の途中の案件を引き継ぐ。住まいのトラブルや手続きの途中の案件があれば、経過を新しい機関に伝えます。

住まいまわりで引き継ぎたいこと

登録支援機関の変更で見落としやすいのが、住まいに関わる連絡先や情報です。前の機関の担当者が住まいの窓口になっていた場合、変更後に管理会社からの連絡が届かなくなるおそれがあります。

引き継ぐこと	確認する内容
緊急連絡先	賃貸借契約や保証会社に、前の機関の担当者が緊急連絡先として登録されていないか。登録されていれば変更の手続きをする
管理会社の連絡先	物件ごとの管理会社と担当者、夜間の連絡先
契約の内容	契約の名義、更新の時期、解約予告の期間、本人負担の家賃
部屋の状態の記録	入居時の写真やチェックシート、これまでの修理の記録
鍵	前の機関が予備の鍵を預かっていないか
住まいのトラブルの経過	近隣からの苦情や設備の不具合で、対応中のもの

緊急連絡先は、入居審査のときに支援担当者が引き受けていることがよくあります。変更後は、新しい機関の担当者か受入れ企業の担当者に切り替え、管理会社と保証会社に届け出ておきましょう。入居審査での緊急連絡先の役割は外国籍の方の入居審査で必要な書類と、審査に通りやすくする準備で解説しています。

また、支援計画に書いた住居確保の内容（誰が物件探しや契約の補助を行うかなど）も、新しい機関の体制に合わせて見直します。記載のポイントは支援計画の「住居確保」欄の書き方｜3つの方式ごとの記載例をご覧ください。

変更のチェックリスト

• ☐ 前の契約の終了日と、新しい契約の開始日をそろえた
• ☐ 委託契約の終了・締結、支援計画の変更を14日以内に届け出た
• ☐ 前の機関から、面談や相談の記録を受け取った
• ☐ 次の定期面談をどちらが行うか決めた
• ☐ 本人に、新しい相談窓口と連絡先を伝えた
• ☐ 賃貸借契約や保証会社の緊急連絡先を確認し、必要なら変更した
• ☐ 管理会社の連絡先、契約の内容、部屋の状態の記録を引き継いだ
• ☐ 前の機関が預かっている鍵がないか確認した

まとめ

• 登録支援機関の変更では、委託契約の終了・締結と支援計画の変更を、受入れ企業が原則14日以内に届け出る
• 前の契約の終了日と新しい契約の開始日をそろえ、支援を途切れさせない
• 定期届出に必要な支援の記録を、前の機関から必ず受け取っておく
• 住まいの緊急連絡先が前の機関の担当者になっていないか確認し、管理会社と保証会社に変更を届け出る
• 管理会社の連絡先、契約の内容、部屋の状態の記録、鍵も引き継ぐ

届出の様式や手続きは、運用要領の改訂で変わることがあります。最終的な確認は、出入国在留管理庁の最新情報をご確認ください。