社宅の更新手続き｜2年ごとの更新料と在留期限の確認

借上げ社宅の賃貸借契約は、多くが2年ごとに更新を迎えます。更新の案内が届いたまま手続きを忘れていた、更新料がかかることを知らなかった、更新した直後にスタッフが帰国することになった。こうした失敗は、更新の時期を管理していないと起こりがちです。

この記事では、外国籍スタッフの社宅の契約更新で確認したいことと、更新を機に住まいを見直すポイントを解説します。

結論：更新の2〜3か月前に、費用・書類・入居者の予定を確認する

更新の案内は、管理会社から契約満了の1〜3か月ほど前に届くことが一般的です。案内を待つのではなく、満了日の2〜3か月前には、更新にかかる費用、求められる書類、入居しているスタッフの今後の予定を確認しておきましょう。

特に外国籍スタッフの場合は、在留期限や、帰国・転職・家族の呼び寄せの予定によって、「続ける」「住み替える」「解約する」の判断が変わります。更新は、住まいを見直すよい機会です。

更新のときにかかる費用

費用	内容
更新料	契約を更新するときに貸主に払う費用。地域の慣習によって違い、更新料がない地域や物件もある
更新事務手数料	管理会社に払う手続きの費用。かからない物件もある
保証会社の更新料	保証会社の契約を続けるための費用。毎年、または契約の更新ごとにかかることがある
火災保険の更新	2年ごとの更新が多い。法人契約では会社が加入していることが一般的

更新にかかる費用は、契約書や重要事項説明書に書かれています。物件ごとに一覧にしておくと、予算を立てやすくなります。

定期借家契約の場合

契約の期間が決まっている定期借家契約は、期間が終わると契約も終わり、更新はありません。住み続けるには、貸主と再契約を結ぶ必要があります。再契約できるかどうかは貸主次第なので、満了の時期が近づいたら早めに確認しましょう。

更新のときに求められる書類

• 更新の合意書や更新契約書（会社の記名・押印）
• 入居者の在留カードの写し（在留期間を更新していれば新しいもの）
• 入居者に変わりがあった場合の届出
• 保証会社の更新の書類

管理会社や保証会社によっては、更新のたびに入居者の在留カードの写しを求められます。在留期間の更新のあとに新しい在留カードを提出していない場合は、このときにあわせて出しましょう。在留カードの見方は在留カードの見方｜就労制限・在留期限・住所欄で確認することで解説しています。

入居者の予定から「続ける・住み替える・解約する」を判断する

入居者の予定	考えたいこと
引き続き長く働く	更新して住み続けるのが基本。不満がないか本人に確認する
在留期限が近い	在留期間の更新の見通しを確認する。更新の時期は特定技能1号の在留期間更新｜必要書類と早めに準備したいことを参照
近く帰国・退職の予定	更新せずに解約するか、次の入居者に引き継ぐかを決める
通算5年が近い（特定技能1号）	2号への移行、転職、帰国のどれになるかで住まいが変わる。考え方は通算5年が近づいた特定技能1号の選択肢｜2号移行・転職・帰国
家族を呼び寄せる予定	家族で住める広さの住まいへの住み替えを検討する
住まいに不満がある	更新を機に住み替えを検討する。進め方は外国籍スタッフから「引っ越したい」と言われたら｜支援担当者がやること

更新を機に見直したいこと

• 家賃と条件。周辺の家賃相場と比べて高すぎないか確認し、必要なら管理会社に相談します。
• 入居人数。ルームシェアの人数が変わっていれば、届出と広さの基準を確認します。
• 本人負担額。家賃や人数が変わったら、本人負担額の計算を見直します。社宅規程の考え方は外国籍スタッフの社宅規程の作り方｜家賃負担・退去・備品のルールで解説しています。
• 設備の状態。エアコンや給湯器など、古くなった設備の不具合がないかを確認し、修理を依頼します。

更新の時期を管理する

借上げ社宅が複数ある場合は、物件ごとの契約満了日、更新料、解約予告の期間、入居者の在留期限を一覧にしておくと、更新の漏れを防げます。複数の物件の管理のコツは派遣スタッフの社宅を借上げで用意するときの契約名義と注意点で紹介しています。

更新のチェックリスト

• ☐ 契約満了日の2〜3か月前に、更新にかかる費用を確認した
• ☐ 定期借家契約かどうかを確認した
• ☐ 入居者の在留期限と、今後の予定（帰国・転職・家族の呼び寄せ）を確認した
• ☐ 続ける・住み替える・解約するを決めた
• ☐ 更新の書類と、新しい在留カードの写しを提出した
• ☐ 保証会社と火災保険の更新を済ませた
• ☐ 家賃・人数・本人負担額・設備の状態を見直した

まとめ

• 借上げ社宅の多くは2年ごとに更新。満了日の2〜3か月前に費用・書類・入居者の予定を確認する
• 更新料、更新事務手数料、保証会社の更新料、火災保険の更新などがかかる。地域や物件で違う
• 管理会社や保証会社から、入居者の新しい在留カードの写しを求められることがある
• 在留期限や帰国・家族の予定によって、続ける・住み替える・解約するを判断する
• 更新を機に、家賃、人数、本人負担額、設備の状態を見直す

更新の条件は、契約書や地域の慣習によって異なります。具体的な費用や手続きは、管理会社に確認してください。