寮や社宅の家賃が更新のときに上がった、電気代やガス代が値上がりした、といった理由で、外国籍スタッフの寮費を見直さなければならないことがあります。ところが、寮費は本人の手取りに直接関わるため、伝え方や決め方を間違えると、大きな不満や退職につながります。また、勝手に寮費を上げることは、ルールの面でも問題になることがあります。
この記事では、外国籍スタッフの寮費を見直すときに押さえておきたいルールと、根拠の示し方、伝える時期、値上げ以外に考えられる方法を解説します。
結論：根拠を示し、早めに、本人の言語で説明して、書面で同意を得る
寮費は、雇用の条件や寮の利用の契約で決めたものです。会社が一方的に上げることはできない場合があり、本人の同意を得て変えるのが基本です。
見直すときは、家賃や光熱費がいくら上がったのかという根拠を示し、変更の時期より前に余裕をもって、本人が分かる言語で説明し、書面で同意を得ましょう。特定技能の場合は、本人に負担させられる金額の上限や、届出の要否も確認が必要です。
寮費を見直すときに押さえたいルール
| ルール | 内容 |
|---|---|
| 労働条件の変更 | 寮費が雇用の条件として決められている場合、変えるには本人との合意が基本になる |
| 給料からの差し引き | 寮費を給料から差し引くには、労使協定が必要。金額が変わるときは協定の内容も確認する |
| 特定技能の本人負担 | 本人に負担させる住居の費用は、実際にかかる費用を超えてはならない。借上げの場合は、家賃などを入居する人数で割った額が上限の目安になる |
| 特定技能の届出 | 雇用条件として決めた居住費を変える場合、雇用契約の変更として届出が必要になることがある |
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値上げで「実際の費用」を超えないように
特定技能では、住居の費用として本人から受け取る額が、実際にかかっている費用を超えてはいけません。家賃が上がったからといって、上がった分以上に寮費を上げることはできません。光熱費を定額にしている場合も、実際の使用量と大きくずれていないかを確かめましょう。光熱費の分け方は寮・ルームシェアの光熱費の分け方｜定額・人数割り・個別メーターの比べ方をご覧ください。
見直しの進め方
- 上がった費用を整理する。家賃の改定の通知、光熱費の請求書などで、いつから、いくら上がったのかを確認します。
- 一人あたりの負担を計算する。入居している人数で割った額を出し、今の寮費との差を確認します。
- 値上げ以外の方法も考える。会社が負担を続ける、寮をまとめて費用を下げる、光熱費を個別の支払いに変えるなど、ほかの方法と比べます。
- 本人に説明する。根拠となる書類を見せながら、本人の言語で、新しい寮費と手取りへの影響を説明します。
- 書面で同意を得る。新しい寮費、変更の時期を書いた書面に、本人の同意をもらいます。
- 規程や届出を直す。寮の規程や雇用の条件の書類を直し、必要な届出をします。
説明は「いつ」「いくら」「なぜ」を具体的に
「寮費が上がります」だけでは、本人は納得できません。「○月から、家賃が○円上がったため、一人あたり○円上がります。手取りはおよそ○円になります」のように、時期と金額、理由を具体的に伝えましょう。変更の時期より1〜2か月前には伝え、質問を受ける時間をとると、不満を減らせます。
値上げ以外に考えられる方法
| 方法 | 考え方 |
|---|---|
| 会社が上がった分を負担する | 定着や採用への影響を考え、上がった分の一部や全部を会社が負担する |
| 家賃の交渉をする | 更新のときに、貸主や管理会社と家賃の条件を相談する |
| 寮をまとめる | 空室の多い寮をまとめて、全体の費用を下げる |
| 物件を見直す | 同じ地域で、より家賃の安い物件に移ることを考える |
| 光熱費の払い方を変える | 定額から個別の支払いに変え、使った分だけ払う形にする |
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寮費の見直しの可能性は、最初に伝えておく
家賃や光熱費の変動で寮費が変わる可能性があることは、入居のときや募集のときから伝えておくと、見直すときの説明がしやすくなります。寮の規程に、寮費を見直すときの手続き（事前の説明と同意）を書いておきましょう。規程の例は外国籍スタッフ向け寮規程の条文例｜派遣会社・受入れ企業がそのまま使えるひな形、募集のときの寮費の示し方は寮付き求人で伝えておきたいこと｜外国籍スタッフの募集で寮費・相部屋・初期費用を正しく示すをご覧ください。
寮費を見直すときのチェックリスト
- ☐ 上がった家賃や光熱費の金額と時期を、書類で確認した
- ☐ 一人あたりの負担と、今の寮費との差を計算した
- ☐ 特定技能の場合、新しい寮費が実際の費用を超えていないことを確認した
- ☐ 値上げ以外の方法と比べた
- ☐ 変更の1〜2か月前に、本人の言語で根拠を示して説明した
- ☐ 新しい寮費と時期を書いた書面で、本人の同意を得た
- ☐ 労使協定、寮の規程、雇用の条件の書類を直した
- ☐ 特定技能の場合、届出が必要かを確認した
まとめ
- 寮費は会社が一方的に上げられない場合がある。本人の同意を得て変えるのが基本
- 特定技能では、本人の負担は実際の費用を超えてはいけない。届出が必要になることもある
- 根拠を示し、早めに、本人の言語で、時期・金額・理由を具体的に説明する
- 会社の負担、家賃の交渉、寮の統合など、値上げ以外の方法も比べる
- 寮費が変わる可能性と見直しの手続きは、入居や募集のときから伝えておく
寮費の変更の扱いは、雇用の条件や寮の契約の内容によって異なります。判断に迷う場合は、社会保険労務士などの専門家にご相談ください。