外国籍スタッフの寮・社宅では、入居者の入れ替えのたびに鍵を受け渡したり、鍵をなくした入居者のために夜中に合鍵を届けたりと、鍵にまつわる手間がかかります。こうした手間を減らす方法として、スマートフォンや暗証番号で開け閉めできるスマートロックを使う会社が増えています。
スマートロックは便利な一方で、取り付けの承諾や暗証番号の管理、入退室の記録の扱いなど、気をつけたい点もあります。この記事では、寮・社宅にスマートロックや暗証番号の鍵を使うときの判断と運用のルールを解説します。
結論：取り付けの前に大家・管理会社の承諾を得て、番号の変更と記録の扱いのルールを決めてから使う
賃貸の部屋にスマートロックを付けるには、大家や管理会社の承諾が必要なことが多くあります。まず承諾を得て、取り付けの方法や、退去のときに元に戻すかどうかを確認しましょう。
使い始めるときは、暗証番号を変えるタイミング、入退室の記録を見てよい場面、電池切れや故障のときの開け方を決め、入居者に本人の言語で説明しておくことが大切です。
スマートロックのよい点と注意点
| よい点 | 注意点 |
|---|---|
| 入居者の入れ替えのとき、鍵を交換せずに暗証番号の変更で済む | 取り付けに大家・管理会社の承諾が必要なことが多い |
| 鍵をなくす心配が減り、閉め出されても番号で開けられる | 暗証番号を友人などに教えてしまうと、誰でも入れてしまう |
| 入居前に鍵を渡しに行く手間が減る | 電池切れや故障のときに開けられなくなることがある |
| 遠くの物件でも、番号の変更などを管理しやすい | 入退室の記録が残る製品では、プライバシーへの配慮が必要 |
今の鍵の管理のしかたは社宅の鍵の管理｜合鍵・紛失・入居者が替わるときの交換、夜間に閉め出されたときの対応は夜間・休日に住まいのトラブルが起きたとき｜鍵の閉め出し、水漏れ、停電への対応と、会社の連絡体制のつくり方で解説しています。
承諾を得ずに取り付けない
ドアに穴を開けたり、もとの鍵を外したりして取り付けると、退去のときに原状回復の費用を求められたり、契約違反として扱われたりするおそれがあります。貼り付けて使う製品でも、取り付けてよいかを大家や管理会社に確認しましょう。賃貸借契約で、鍵の交換や設備の変更についてどう決められているかも確認します。社宅の賃貸借契約書で確認したい条項｜入居人数・入居者の変更・解約・原状回復の特約を会社の目線で読むもご覧ください。
暗証番号の管理のルール
- 入居者ごとに番号を変える。入居者が入れ替わったら、必ず番号を変えます。前の入居者が番号を知ったままにしないことが大切です。
- 人に教えない。友人や知人に番号を教えないよう、入居のときに本人の言語で伝えます。
- 番号を知っている人を記録する。会社の中で番号を知っている人を限り、記録しておきます。
- 漏れたと思ったらすぐ変える。番号が知られた疑いがあるときは、すぐに変更します。
- ルームシェアの場合。同じ部屋の入居者が退去したときにも番号を変えます。
入居者が入れ替わるときの準備は社宅の入居者が入れ替わるときの準備｜清掃・備品・ライフラインの引き継ぎで解説しています。
入退室の記録を、入居者の監視に使わない
スマートロックの中には、いつ鍵が開け閉めされたかの記録が残る製品があります。この記録を使って、入居者の帰宅時間や外出を細かく調べると、入居者のプライバシーを侵し、信頼を失うことにつながります。記録を見るのは、安否の確認や盗難の調査など必要な場面に限り、そのことを入居者に説明しておきましょう。寮の管理で行き過ぎになりやすいことは寮の管理で「やってはいけないこと」｜パスポートの預かり・強制貯金・違約金など、外国籍スタッフの自由を守るルール、記録の扱いの考え方は寮に防犯カメラを付けるとき｜付けてよい場所、プライバシーへの配慮、映像の扱い方も参考にしてください。
電池切れ・故障への備え
| 備え | 内容 |
|---|---|
| 電池の交換 | 電池が少なくなったときの知らせ方と、誰が交換するかを決めておく |
| 物理的な鍵 | 非常用の鍵で開けられる製品か確認し、その鍵の保管場所を決める |
| 故障のときの連絡先 | 開かなくなったときに連絡する先（担当者、製品の会社）を、緊急連絡カードに書いておく |
| スマートフォンの紛失 | スマートフォンで開ける製品の場合、なくしたときに暗証番号など別の方法で開けられるか確認する |
入居者への説明
- 開け方と閉め方。実際にドアの前で、本人に操作してもらいながら説明します。
- オートロックの有無。ドアを閉めると自動で鍵がかかる場合は、番号やスマートフォンを持たずに外に出ないよう伝えます。
- 番号を人に教えないこと。理由とあわせて伝えます。
- 記録の扱い。記録が残る製品の場合は、会社がどんなときに記録を見るかを伝えます。
- 困ったときの連絡先。開かなくなったときの連絡先を伝えます。
会社が部屋に入るときのルールは会社が寮・社宅の部屋に入るときのルール｜事前の連絡と了解、緊急のときの入り方、立ち会いと記録、入居者の情報の扱いは入居者の個人情報の扱い方｜在留カードの写しや連絡先を、不動産会社や管理会社と共有するときの注意で解説しています。
はじめから暗証番号式の鍵が付いた物件を選ぶ方法も
自分で取り付けるのが難しい場合は、はじめから暗証番号式やカード式の鍵が付いている物件を社宅に選ぶ方法もあります。入居者の入れ替えが多い寮や、担当者の拠点から遠い物件では、鍵の受け渡しの手間を大きく減らせます。
スマートロックを使うときのチェックリスト
- ☐ 取り付けについて、大家や管理会社の承諾を得た
- ☐ 退去のときに元に戻すかどうかを確認した
- ☐ 入居者が入れ替わるたびに暗証番号を変えることにした
- ☐ 会社の中で番号を知っている人を限り、記録している
- ☐ 入退室の記録を見てよい場面を決め、入居者に説明した
- ☐ 電池の交換の担当と、非常用の鍵の保管場所を決めた
- ☐ 開かなくなったときの連絡先を、入居者に伝えた
- ☐ 開け方と、番号を人に教えないことを本人の言語で説明した
まとめ
- スマートロックや暗証番号の鍵は、入居者の入れ替えや鍵の紛失のときの手間を減らせる
- 賃貸の部屋に取り付けるときは、大家や管理会社の承諾を得る
- 入居者が入れ替わるたびに番号を変え、人に教えないよう伝える
- 入退室の記録は、安否の確認など必要な場面に限って見る
- 電池切れや故障、スマートフォンの紛失に備えて、ほかの開け方と連絡先を決めておく
スマートロックの機能や取り付けの方法は、製品によって異なります。導入の前に、製品の仕様と物件の契約の内容をご確認ください。